Datos y documentación que los empleadores deben mantener en el Registro Electrónico Laboral.
En base al Reglamento Dictado en conformidad al art. 1° de la Ley N°21.327, la cual moderniza la Dirección del Trabajo, informamos de las principales disposiciones, relativas a los datos y documentación que los empleadores deben mantener en el Registro Electrónico Laboral.
I. Documentación que el empleador debe registrar (art. 3°):
- Contrato de Trabajo, dentro de quince días siguientes a su celebración, incluyendo al menos las estipulaciones del art. 10 del Código del Trabajo (lugar y fecha del contrato, partes, etc.)
- Modificaciones al contrato de trabajo, dentro del plazo de quince días de suscritas, indicando el objeto de ellas. Para estos efectos, el contrato debe estar previamente registrado.
- Terminación del Contrato de Trabajo, cualquiera sea la causal invocada. Debe incluir la individualización de las partes, fecha de inicio y término de la relación laboral, fecha y forma de término, causal invocada y hechos en que se funda -de ser requerido por la ley-.
Esta información debe registrarse en los plazos de los arts. 162 o 163 bis del Código del Trabajo, según la causal que corresponda, para el envío de las comunicaciones del término a la Inspección y dentro de los díez días hábiles siguientes a la separación del trabajador en los casos de los número 1, 2 y 3 del art. 159. - Libro de remuneraciones electrónico. Se registra de manera estandarizada y mensual, los pagos de remuneraciones, asignaciones y otros beneficios e indemnizaciones. Debe realizarse dentro de los primeros quince días del mes siguiente al pago.
- Comité Paritario de Higiene y Seguridad. El empleador debe registrar nombre de los representantes patronales y de los trabajadores elegidos, junto con el acta de elección. Debe realizarse en el plazo de quince días desde la elección de los representantes.
- Comité Bipartito de Capacitación. Cuando sea procedente la constitución de este comité, se debe registrar la fecha de ello y los integrantes. El plazo es de quince días desde la constitución.
- Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad. Se registra el Reglamento vigente, incluyendo la individualización del empleador, fecha de publicación y notificación, mecanismo de difusión, declaración de cumplir con el mínimo legal y copia del mismo. El registro debe realizarse dentro de los cinco días siguientes a su entrada en vigencia.
- Pactos especiales de condiciones de trabajo. Dentro de los cinco días siguientes a la suscripción de un pacto de aquellos regulados en el Título VI del Libro IV del Código del Trabajo, el empleador deberá registrar el respectivo instrumento, de manera electrónica, ante la Dirección del Trabajo; incluyendo la individualización de las partes, fecha de suscripción, materias, procedencia de aplicación a trabajadores sin afiliación sindical, vigencia del pacto y copia del mismo.
- Sanciones en contra de trabajadores. Se deberán registrar las sanciones aplicadas en conformidad al numeral 10 del art. 154 del Código del Trabajo, indicando la individualización del trabajador, fecha de aplicación de la sanción y el tipo de la misma.
- Instrumentos colectivos de trabajo. Se deben registrar los instrumentos colectivos vigentes, en un plazo de cinco días desde la suscripción; incluyendo la individualización de las partes, fecha de suscripción, vigencia, existencia o no de pactos de extensión de beneficios, nómina de trabajadores involucrados y copia del intrumento.
- Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos del trabajador. Se debe registrar la asistencia y los períodos en que se prestan servicios, ya sea por feriado legal, licencia médica o permisos legales o contractuales. Lo anterior, en un plazo de quince días desde: el término del mes calendario para el registro de asistencia, el término del feriado que utilizó el trabajador, la recepción del formulario de licencia médica o el término del permiso concedido.
Se debe indicar, como mínimo: la individualización del trabajador; en caso de registro de asistencia, detalle de este del mes calendario respectivo; en caso del feriado, licencia médica y permisos, período en que no prestó servicios y motivo de la ausencia; en caso de licencia médica, constancia de presentación por parte del empleador ante la entidad de salud que corresponda.
II. Documentación que el empleador puede registrar de forma voluntaria (art. 4°):
- Finiquito. Luego de firmado y ratificado ante ministro de fe, puede ser registrado dentro de los quince días siguientes a la suscripción, indicando la causal invocada, los pagos, sumas que quedaren pendientes, reserva de derechos y descuentos.
- Sentencia que declare existencia de empleador único. Se podrán registrar las sentencia judiciales definitivas, firmes y ejecutoriadas que declaren la existencia de empleador único y que les afecten, indicando empleadores, junto con datos de la causa (tribunal, rit, fecha de la sentencia), tanto de primera instancia como de Corte de Apelaciones y Suprema.
III. Procedimientos de implementación y actualización del registro:
- Para cumplir con lo requerido, el empleador deberá registrarse como usuario en el sitio que la Dirección del Trabajo disponga. Luego, debe ingresar los datos necesarios en la plataforma mediante la Clave Única del Registro Civil.
- Si existieren problemas técnicos de la página, ello se certificará dentros de las 24 horas siguientes de solucionado, para efectos de salvar los plazos de registro.
IV. Vigencia:
- Las disposiciones del reglamento comienzan a regir a contar de la fecha de publicación en el Diario Oficial, salvo las que se indican:
- Los literales B, C y G del art. 3° rigen desde los 2 meses a contar de la entrada en vigencia.
- Los literales E y F del art. 3° rigen desde los 7 meses a contar de la entrada en vigencia.
- Los literales H e I del art. 3° rigen desde los 13 meses a contar de la entrada en vigencia.
- Los literales J y K del art. 3° rigen desde los 20 meses a contar de la entrada en vigencia.
- El literal A del art. 4° rige desde los 13 meses a contar de la entrada en vigencia.
- El literal B del art. 4° rige desde los 9 meses a contar de la entrada en vigencia.
- Respecto de contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la Ley 21.327, el empleador tiene plazo de un año a contar del 30 de abril de 2021, para efectos de cumplir la obligación de registro.
- Si entre el 1 de Octubre de 2021 y el 30 de abril de 2022, el empleador modifica o pone término a un contrato de trabajo celebrado antes del 1 de octubre de 2021 y que aún no ha sido ingresado al registro electrónico laboral, debe previamente registrarlo a efectos de incorporar esa modificación o término.